Văn phòng ảo là một trong những cụm từ thời gian gần đây được nhắc đến thường xuyên trong giới kinh doanh, đặc biệt nó khá quen thuộc đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các startup. Vậy văn phòng ảo là gì? Loại hình dịch vụ này có lịch sử bắt nguồn từ đâu? Có điều gì đặc biệt để những doanh nghiệp quan tâm lựa chọn văn phòng ảo làm giải pháp cho vấn đề cơ sở vật chất và chi phí hạ tầng? Đừng bỏ qua những thông tin quan trọng trong bài viết dưới đây nhé!

Lịch sử ra đời của văn phòng ảo

Ở các quốc gia rộng lớn ở châu Âu và Bắc Mỹ, việc di chuyển từ địa điểm này sang nơi khác là một vấn đề lớn thực sự! (vì mất rất nhiều thời gian, cơ hội, chi phí,..). Vì vậy, việc mở rộng một chi nhánh văn phòng là điều thực sự khó khăn, => vào năm 1994, Ralph Gregory đã có sáng kiến giải quyết vấn đề này bằng cách thành lập công ty Virtual Office Inc (theo tờ Business Plus. Daily Camera. Jan 17th 1995).

Nếu thật sự doanh nghiệp không có vốn đầu tư lớn và muốn tiết kiệm chi phí để giải đáp bài toán kinh tế thì lợi ích văn phòng ảo là những gì mà doanh nghiệp nên quan tâm.

Với ý tưởng này, Ông cho thuê một địa chỉ để đăng ký kinh doanh và giải pháp chuyển hướng cuộc gọi. Và giải pháp này được đặt tên là Vittual Office vì từ VIRTUAL có nghĩa là THỰC, THỰC SỰ, nhưng trong vật lý nó có nghĩa là ‘hình/ vật phản chiếu’ dịch nghĩa đen là ảo). Từ đây, ta có thể nhận ra: văn phòng giao dịch tiếng anh là VIRTUAL OFFICE – có nghĩa là một văn phòng mở rộng, một văn phòng đại diện giao dịch => cách dịch, cách chuyển ngữ hiện nay như một số người dùng: Virtual Office = Văn phòng ảo là quá bám sát nghĩa đen nên mô tả chưa rõ vấn đề.

>> Xem thêm: Văn phòng ảo tại Việt Nam – Từ ngờ vực đến bùng nổ

Khái niệm văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (tiếng Anh: Virtual Office) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức văn phòng đại diện giao dịch mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về văn phòng giao dịch thực tế. Như vậy: Văn phòng ảo là môt dịch vụ văn phòng, mà các cá nhân hay doanh nghiệp sử dụng để hoạt động kinh doanh như một văn phòng giao dịch kinh doanh truyền thống.

Mô hình văn phòng ảo trên thế giới

Tại Việt Nam, văn phòng ảo có vẻ mới mẻ nhưng hoàn toàn được pháp luật công nhận.

Với nhu cầu rất lớn và đổi mới liên tục, công ty Virtual Office – của Ralph Gregory sau 02 năm (kể từ năm 1996) đã phát triển và biến đổi thành INTELLIGENT OFFICE (không còn dùng Virtual Office vì dịch vụ đã thay đổi khá nhiều so với công thức trên – theo Intelligentoffice Profile) và ngành này, ngày càng phát triển (mở rộng dịch vụ) dưới các tên gọi chính xác hơn: BUSINESS CENTER, SERVICED OFFICE, OFFICE SUITE, EXECUTIVE SUITE,…. Một trong những thương hiệu nổi tiếng trên thế giới là Regus cũng đã nhanh chóng có mặt tại Vietnam, truyền đi cảm hứng cho các thương hiệu văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ ra đời và phát triển tại Việt Nam.

Văn phòng ảo tại Việt Nam

Vì vậy, ngay từ lúc du nhập vào Việt Nam năm 2006 (theo vneconomy.vn, 2011) dịch vụ này đã nhanh chóng đem lại một làn sóng kinh doanh mới trên thị trường. Nhiều chủ công ty, đặc biệt các công ty khởi nghiệp đã đón nhận để tận dụng tiết kiệm chi phí và sử dụng hình ảnh chuyển nghiệp để giao dịch với khách hàng. Nếu như ngoài bắc AFoffice và Royal Office mang đến thị trường văn phòng ảo tại Hà Nội một mức giá cạnh tranh và dịch vụ chuyên nghiệp thì tại Khu vực phía nam Soffice cũng đã có những dấu ấn đáng kể trong thời gain vừa qua. Dịch vụ cho thuê văn phòng ngày càng phát triển mạnh mẽ. Nguyên do chính là văn phòng cho thuê thực sự là phương án tiện lợi đối với nhiều loại hình doanh nghiệp. Đặc biệt là những doanh nghiệp không có sẵn nguồn tài chính bởi: giá thuê đất cao, mất nhiều thời gian và nhân lực để xây dựng, khó tìm được một địa chỉ đẹp… (Doanh nghân Sài Gòn)

>> Xem thêm: Sử dụng “văn phòng ảo” liệu có hợp pháp?

Những dịch vụ văn phòng ảo cung cấp

Với hình thức thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp nghiễm nhiên được hưởng lợi ích văn phòng ảo

Thông thường dịch vụ văn phòng ảo cung cấp những tiện ích sau:

• Địa điểm giao dịch của doanh nghiệp với địa chỉ xác định, có thể dùng để đăng ký kinh doanh, khai báo thuế
• Số điện thoại, số fax
• Phòng họp Máy chiếu
• Nhân viên lễ tân
• Biển hiệu công ty
• Địa điểm nhận thư và bưu kiện
• Địa điểm đón khách hàng và đối tác
• Dịch vụ gia tăng khác cho doanh nghiệp
• Thiết kế website
• Tư vấn Seo và Digital Marketing
• Kế toán báo cáo thuế.
• Đăng ký kinh doanh

Qua những chia sẻ trên, hy vọng đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan về loại hình dịch vụ khá phổ biến này. Dự báo trong tương lai, xu hướng sử dụng dịch vụ văn phòng ảo của các doanh nghiệp sẽ bùng nổ. Nếu quan tâm và mong muốn lựa chọn cho công ty mình một văn phòng như ý, hãy tham khảo và liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo uy tín như Office168, Replus, G-Office,… để được tư vấn và hỗ trợ nhé!