Mô hình văn phòng chia sẻ là một khái niệm khá mới mẻ đối với các doanh nghiệp Việt, tuy nhiên đối với các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ thì không còn xa lạ gì với dịch vụ này. Đặc biệt là ở một thành phố năng động như Hà Nội, với rất nhiều doanh nghiệp được thành lập mỗi ngày thì nhu cầu thuê văn phòng chia sẻ là rất lớn.

Giải bài toán chi phí cho doanh nghiệp

Thời gian gần đây, Hà Nội xuất hiện ngày càng nhiều đơn vị cung cấp và cho thuê văn phòng chia sẻ. Loại hình này ra đời đã giải tỏa được cơn khát văn phòng cho những doanh nghiệp cần tiết kiệm chi phí.

“Hiện nhu cầu về văn phòng chia sẻ tại Hà Nội là khá lớn, chủ yếu là các doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ (chỉ có từ 1 – 2 thành viên). Các doanh nghiệp tìm đến với chúng tôi phần lớn để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, thuê nhân viên.

Các đơn vị cung cấp dịch vụ cũng thường lựa chọn những tòa nhà ở những khu vực tập trung nhiều doanh nghiệp để cải tạo, chỉnh sửa thích hợp cho dịch vụ của mình.

Văn phòng chia sẻ càng có cơ hội phát triển mạnh khi khởi nghiệp trở thành một làn sóng mới. Các doanh nghiệp trẻ thường phải đối mặt với nhiều khó khăn khi tìm lời giải cho chi phí cố định như: văn phòng, đội ngũ vận hành (kế toán, lễ tân, bảo vệ…).

Cùng với đó, nhu cầu về một điểm giao dịch lịch sự, chuyên nghiệp là rất cấp thiết. Và với một chi phí hợp lý, tiết kiệm (có khi chỉ từ vài trăm nghìn đồng), các doanh nghiệp kiểu này dễ dàng có được một nơi chốn đi về, giao dịch khi sử dụng dịch vụ văn phòng chia sẻ.

Đại diện một đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ ở quận Cầu Giấy cho biết: “Nắm bắt được nhu cầu ngày càng lớn về văn phòng chia sẻ, chúng tôi đã triển khai cung cấp dịch vụ này một cách chuyên nghiệp, hiện đại. Dịch vụ này phù hợp với mọi hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp nước ngoài đang tìm hiểu cơ hội đầu tư ở Việt Nam”.

Lợi ích của văn phòng chia sẻ

Ưu điểm lớn nhất hiện nay của văn phòng chia sẻ chính là chi phí thuê chỗ ngồi làm việc cực kỳ hấp dẫn, thấp hơn nhiều lần chi phí thuê văn phòng thông thường. “Khi sử dụng văn phòng chia sẻ chúng tôi không phải đầu tư và tốn chi phí cho hệ thống điện, nước, internet, truyền hình cáp, điện thoại như việc thuê nhà làm văn phòng.

Văn phòng chia sẻ không chỉ giúp chúng tôi tiết kiệm rất nhiều chi phí mà còn phù hợp với mô hình của công ty chúng tôi. Trước đây, mỗi tháng chúng tôi phải chi 8 – 10 triệu tiền thuê thì hiện tại chỉ phải chi trả từ vài trăm nghì đến 2 triệu đồng/tháng. Hiệu quả kinh tế rất rõ rệt”, đại diện một doanh nghiệp thuê văn phòng chia sẻ trên phố Duy Tân chia sẻ.

Còn ông Lê Hoàng Tuấn, chủ một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực truyền thông lại chia sẻ: “Văn phòng chia sẻ đáp ứng được những tiện ích cơ bản của văn phòng hiện đại nhưng với chi phí rất hợp lý, chỉ từ 290.000 đồng đến trên 1 triệu đồng/tháng, công ty tôi đã có được một địa điểm làm việc, giao dịch tại tòa nhà văn phòng hiện đại ở trung tâm của thành phố”

“Tôi đang chuẩn bị thành lập công ty, cần tiết kiệm chi phí nên chúng tôi lựa chọn văn phòng chia sẻ để giảm thiểu chi phí, không phải mất nhiều công sức, thời gian thiết kế, trang trí văn phòng. Tôi và mấy nhân viên của mình chỉ việc xách vali đến làm việc và sử dụng các tiện ích sẵn có”, bà Nguyễn Thùy Linh, người môi giới bất động sản tự do cho biết.

Chỉ phải trả tiền cho đúng không gian mà doanh nghiệp sử dụng với một chi phí hợp lý, nhiều công ty đã có được một nơi làm việc, giao dịch chuyên nghiệp

Phần lớn các chủ doanh nghiệp đều phản ánh là loại hình này tiện ích cao, tạo ra sự thoải mái cho khách hàng đến giao dịch, gia tăng hiệu quả khi đàm phán hợp đồng, và dù gọi là văn phòng chia sẻ nhưng hiệu quả là thực.

Không chỉ đáp ứng nhu cầu thực của nhiều doanh nghiệp, qua các đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo, cơ quan quản lý còn cập nhật kịp thời tình hình của các doanh nghiệp trên địa bàn (còn hoạt động hay đã giải thể). Do đó, đơn vị cung cấp dịch vụ cũng là cánh tay nối dài của các cơ quan quản lý.

Những đơn vị cung cấp văn phòng chia sẻ đều thực hiện song song nhiều dịch vụ khá đa dạng, từ thành lập doanh nghiệp, soạn thảo văn bản, biên, phiên dịch cho đến kế toán, bưu chính… Đây cũng là điểm cộng được các đơn vị cho thuê văn phòng đánh giá cao và hay sử dụng.

Thông thường các doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ đều muốn tinh giản bộ máy nên việc bớt được một nhân lực cũng là tiết kiệm được một khoản lương cố định. Ở khu vực văn phòng chia sẻ có hàng chục công ty cùng góp mặt, phần lớn các công ty này đều sử dụng chung những dịch vụ như: văn thư, kế toán, dịch thuật,… để tiết kiệm chi phí.

Văn phòng chia sẻ tại TP HCM

Không riêng gì Hà Nội, tại TP HCM, mô hình làm việc này cũng đang mở rộng và trở nên ngày càng phổ biến với các doanh nghiệp nhỏ. Đặc biệt là với sự góp mặt cúa các công ty cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ đang xuất hiện ngày càng nhiều.

Replus, điểm nổi bật nhất của công ty này chính là sở hữu văn phòng tại 2 vị trí đắc địa, đẹp bậc nhất thành phố (quận 1 và quận Bình Thạnh), điểm ăn khách của Replus còn ở chỗ không gian văn phòng hiện đại, khang trang, dịch vụ chăm sóc khách hàng cực kỳ chu đáo, nhiệt tình.

Esmart là một công ty cho thuê văn phòng chia sẻ (quận 3) với tầm nhìn chiến lược chính là muốn trở thành và được công nhận là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực hỗ trợ doanh nghiệp khởi nghiệp.

Office168, Công ty này đã có mặt tại 5 quốc gia trên thế giới, chuyên cung cấp các dịch vụ: văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ, cho thuê văn phòng… Với không gian làm việc sang trọng, đẳng cấp, đáp ứng nhu cầu sở hữu địa chỉ kinh doanh ở vị trí trung tâm (quận 1 và quận 5) cho các doanh nghiệp.

Với rất nhiều công ty cho thuê văn phòng chia sẻ khác đang thành lập và dần phát triển, thì quả thật cho thuê văn phòng làm việc chính là một thị trường béo bở đầy tiềm năng với những người biết nắm bắt cơ hội.

Đặc biệt, khi thuê văn phòng chia sẻ tại Office168, bạn sẽ có một trải nghiệm hoàn toàn khác với những địa điểm khác. Rất phù hợp với những người làm việc sáng tạo như freelancer Designer hay Coppywriter.